Công tác hành chính của thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước nói chung hiện đã có nhiều cải thiện so với những năm nhất định, nhất là với chính sách “Một Cửa – Một Dấu” đã tinh giảm khá nhiều giấy phép chồng chéo, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và lượng công việc phát sinh. Bài viết sau nhằm trao đổi một số đề xuất cải cách hành chính trong thời đại mới:

 

File PDF Bản Đồ Tư Duy Điện Tử Hóa Hệ Thống Hành Chính

 

1. ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

Xây dựng một hệ thống thông tin đồng bộ, thống nhất, và tích hợp với các dịch vụ hành chính khác. Đây là điều mà các chính phủ tiên tiến ở các nước khác đã triển khai từ lâu, tuy nhiên vẫn chưa được áp dụng triệt để tại Việt Nam.

Trong các xu hướng công nghệ thế giới hiện nay, thì có một công nghệ rất được quan tâm phát triển, đó là API (Application Programming Interface – Giao Diện Lập Trình Ứng Dụng). Có thể hiểu đơn giản là cách các phần mềm “nói chuyện”, giao tiếp với nhau, trao đổi dữ liệu và sử dụng cho các tác vụ khác nhau. Ví dụ với tài khoản Facebook của mình, người dùng có thể đăng nhập vào các website có tích hợp API của Facebook. Những thông tin của người dùng trên tài khoản Facebook có thể cung cấp cho các bên phần mềm thứ ba để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng trên website của họ.

Đó là một sự cải tiến lớn, nếu trước đây các website như các ốc đảo thu nhỏ, nằm đơn độc, thì giờ đây đã có những cây cầu kết nối thông tin, đảm bảo thông tin được cập nhật đồng bộ, tức thời.

Hãy tưởng tượng một ngân hàng dữ liệu tập trung, trong đó có đầy đủ các thông tin cơ bản của một công dân Việt Nam (ngày sinh, nơi ở, địa chỉ đăng ký, nhóm máu, lịch sử công việc, báo cáo thuế, v.v…). Từ đó, có các API được cung cấp để kết nối với các tác vụ về tuyên truyền, thuế, đăng ký hành chính, v.v…Nếu có bất kỳ thay đổi gì về thông tin cá nhân đó, thì sẽ được lưu trữ trong hệ thống để các công chức hành chính của từng chức năng truy cập, theo dõi.

Mức độ truy cập thông tin công dân sẽ được cấp quyền dựa theo chức năng và quyền hạn của cơ quan hành chính này, ví dụ Bộ Y Tế có thể truy cập các thông tin về nhóm máu, tình hình tiêm vacxin, v.v.. Bộ Tài Chính có thể truy xuất các thông tin nộp thuế, đăng ký tài sản, v.v..

Điều này sẽ giảm thiểu các rủi ro, sai sót, đồng thời đảm bảo thông tin đồng bộ trong tất cả hồ sơ hành chính.

2. ĐIỆN TỬ HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH

Tất cả tài liệu, văn bản giao dịch hành chính cần được lưu giữ dưới định dạng điện tử. Các văn bản giấy trước đây cần được scan thành file điện tử và lưu trữ, phân loại, nhằm đảm bảo không thất thoát thông tin.

Các văn bản, biểu mẫu mới sau này cần được chuyển hóa thành các form mẫu trên website của các cơ quan hành chính.

Điều này sẽ giảm thiểu việc xử lý hồ sơ văn bản, giảm thiểu sai sót do chữ viết tay. Đồng thời, việc tất cả dữ liệu được lưu trữ dưới định dạng điện tử hỗ trợ cho việc dễ dàng tìm kiếm, truy xuất về sau.

3. HÌNH THÀNH MÔ HÌNH CƠ QUAN HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ

Ngoài việc tinh giản hóa các quy trình hành chính, lãnh đạo và công chức các cơ quan hành chính Nhà Nước cần làm việc với công ty công nghệ thông tin được chỉ định, để điện tử hóa các tác vụ của cơ quan vào một website tập trung. Có thể hình dung website của một Bộ là website mẹ, sẽ có các phiên bản website con là các Sở cùng ngành ở các địa phương. Cơ sở dữ liệu địa phương được kết nối trực tiếp vào hệ thống chính.

Website của Sở và Phòng ở địa phương cần tích hợp càng nhiều tác vụ hành chính càng tốt, từ việc lấy số đặt hẹn, đến việc nộp các văn bản hành chính, v.v… tất cả những công việc mà người dân không cần thiết phải có mặt tại cơ quan hành chính để thực hiện.

Một việc quan trọng cần làm là việc hướng dẫn và giáo dục người dân sử dụng, vì trình độ công nghệ thông tin của người dân và công chức còn thấp. Thứ nhất, website cần có các chỉ dẫn cụ thể, chi tiết, để người dân dần tập làm quen với hành chính điện tử. Thứ nhì, việc giảm tải dần dần ở các cơ quan hành chính để rèn luyện thói quen cho người dân sử dụng kênh hành chính điện tử. Thứ ba, vận động bộ phận Đoàn viên thanh niên đứng hướng dẫn, phổ cập cho người dùng cách sử dụng hành chính điện tử.

Ví dụ: hiện nay việc khai thuế và đóng thuế đã có thể thực hiện tại nhà, chuyển khoản qua ví điện tử, rất thuận tiện; tuy nhiên người dân vẫn cần thời gian làm quen, và các chuyên viên cục Thuế cũng đã dần hướng dẫn người dân chuyển qua khai thuế điện tử. Có một điểm cần lưu ý là website khai thuế còn khá sơ sài, khó sử dụng, chưa có các hướng dẫn chi tiết, cụ thể; chưa đáp ứng yêu cầu của người dùng hiện đại.

4. VẤN ĐỀ BẢO MẬT HỆ THỐNG ĐIỆN TỬ

Việc hình thành và vận hành một cơ sở dữ liệu điện tử khổng lồ là việc không thể không làm trong thời đại công nghệ hiện đại, là xu thế tất yếu của chính phủ điện tử. Tuy nhiên điều này tiềm ẩn một rủi ro vô cùng lớn là sự xâm phạm của các hacker vào hệ thống trung tâm.

Vấn đề bảo mật cho toàn bộ hệ thống cần được tư vấn và thực hiện đồng bộ bởi một công ty chuyên về bảo mật uy tín. Trong những năm gần đây, công tác bảo mật máy tính và điện thoại cũng đã có nhiều cải thiện như hệ thống bảo mật vân tay, bảo mật nhận diện khuôn mặt, v.v… vừa tiện lợi vừa an toàn, khó bị làm giả.

Việc đăng nhập tài khoản hệ thống bằng tên người dùng và password tiềm ẩn nhiều rủi ro bị đánh cắp thông tin, giả mạo, v.v….

Một trong những việc cực kỳ quan trọng cần làm là nâng cao năng lượng công nghệ thông tin của bộ phận công chức hành chính, để họ hiểu rõ và tránh được những tiềm ẩn rủi ro trên mạng. Đồng thời có một hệ thống sao lưu dữ liệu để phục hồi các thay đổi thông tin, truy cập trái phép.

5. SỰ KẾT NỐI LIÊN THÔNG GIỮA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH

Dựa trên điểm 1 đề cập ở trên, thì việc một quy trình điện tử cần thiết có sự tham gia và hợp tác giữa các cơ quan hành chính khác nhau, trong cùng ngành hoặc khác ngành. Việc hình thành các quy trình này là những tác vụ tách biệt với các quy trình nội bộ của cơ sở, ví dụ việc đăng ký sổ hồng nhà cửa đất đai liên quan nhiều cơ quan, từ Sở Tài Nguyên & Môi Trường đến Chi Cục Thuế, Ủy Ban Nhân Dân địa phương, v.v…

Cần có một quy trình, hệ thống khoa học, với từng bước được cụ thể hóa ở từng vị trí/văn phòng nhất định, áp dụng chữ ký điện tử, v.v…. đảm bảo quy trình liền mạch, ít có sự can thiệp từ con người, có sự kiểm soát, nhắc nhở về tốc độ xử lý hồ sơ, có khả năng di chuyển văn bản, dữ liệu bằng đường điện tử, tránh mất mát, sai sót, cũng như hạn chế hiện trạng “cò giấy tờ” gây nhức nhối.

Hãy tưởng tượng, một quy trình xin cấp sổ đỏ, được bắt đầu bằng việc nộp hồ sơ trên website tại văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân địa phương, sau khi được kiểm tra đầy đủ thông tin hợp lệ, người dân sẽ được yêu cầu đặt hẹn lên ký hồ sơ để xác thực. Khi đến điểm hẹn, người dân có thể sử dụng bút điện tử ký lên một phần mềm chữ ký điện tử trên tablet/iPad, dưới sự giám sát của camera quan sát, đồng thời cần phải scan Căn Cước Công Dân tại chỗ và đăng nhập tài khoản cá nhân, sau đó xác thực việc nộp hồ sơ. Sau khi việc nộp hồ sơ được xác minh hoàn tất, hệ thống sẽ tự động đưa ra ngày hẹn trả hồ sơ dự kiến, và được lưu vào trong hồ sơ cá nhân của công dân.

Sau đó, hồ sơ tiếp tục được chuyển tiếp đến các cơ quan, phòng ban theo một lộ trình định sẵn, và cần có sự nhắc nhở tự động trong hệ thống nếu có sự đình trệ, chậm trễ xử lý hồ sơ vì các lý do chủ quan. Sau khi có đầy đủ chữ ký từ các cơ quan liên quan, hồ sơ sẽ được duyệt và trả kết quả cho người dân.

6. ĐÀO TẠO NÂNG CAO KỸ NĂNG VÀ KIẾN THỨC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CNTT) CỦA NGƯỜI DÂN

Đầu tiên, người dân cần có một cổng thông tin điện tử tập trung các dữ liệu cá nhân. Họ đăng ký tài khoản tại UBND địa phương, có thể đăng nhập để cập nhật các thông tin cá nhân, theo dõi các công tác hành chính liên quan bản thân, nhận các thông báo từ cơ quan nhà nước.

Bên cạnh công tác đào tạo sử dụng CNTT, cần đẩy mạnh tuyên truyền việc sử dụng công cụ này. Giống như cách thức Chính phủ đưa việc sử dụng nón bảo hiểm khi tham gia giao thông là việc bắt buộc, thì việc tham gia công tác hành chính địện tử là điều tối cần thiết.

Nên tận dụng lực lượng Đoàn viên thanh niên trẻ, am hiểu công nghệ, để làm công tác đào tạo và tuyên truyền cho bà con.

7. ĐÀO TẠO NÂNG CAO KỸ NĂNG VÀ KIẾN THỨC CNTT CHO CÁN BỘ – CÔNG CHỨC NHÀ NƯỚC

Là người sử dụng, công chức hành chính là nhân tố cực kỳ quan trọng, đảm bảo việc vận hành hiệu quả của hệ thống cũng như yếu tố bảo mật của toàn bộ hệ thống. Một trong những cấu phần đào tạo quan trọng nhất, bên cạnh việc hướng dẫn sử dụng công cụ điện tử, là chỉ ra và phòng ngừa các rủi ro, nguy hiểm, lừa đảo trong không gian mạng.

Không có hệ thống công nghệ thông tin nào có thể bảo mật dưới sự bất cẩn của con người. Nên đây là vấn đề sống còn, bắt buộc phải làm trong toàn bộ kế hoạch.

8. TINH GIẢM BỘ MÁY HÀNH CHÍNH, TUYỂN DỤNG ĐÚNG NGƯỜI VÀ TRẢ LƯƠNG XỨNG ĐÁNG

Việc áp dụng CNTT sẽ giảm tải khá nhiều cho bộ máy hành chính, dẫn đến việc tinh giảm biên chế các cơ quan sự nghiệp Nhà Nước, ít người làm nhiều việc hơn. Điều này là tiền đề cho việc điều chỉnh hệ số bảng lương cho công chức hành chính, nhằm đảm bảo thu hút người có khả năng tham gia các công tác hành chính.

Việc trả lương xứng đáng cho công chức hành chính là bí quyết thành công của chính phủ Singapore ngày hôm nay, giảm thiểu các tệ nạn nhũng nhiễu, tham nhũng, cửa quyền hịện nay.

9. ĐIỆN TỬ HÓA VIỆC TUYÊN TRUYỀN ĐẾN NGƯỜI DÂN

Tận dụng các ứng dụng nhắn tin miễn phí như Zalo, Whatsapp, Viber, v.v…; hệ thống tin nhắn SMS, và hệ thống email miễn phí; nhằm sáng tạo cách truyền tải các thông điệp, tài liệu tuyên truyền gửi đến người dân. Có thể giảm thiểu chi phí cho công tác in ấn và gửi các tài liệu tuyên truyền đến người dân một cách hiệu quả.

10. TÍCH HỢP HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG KHAI

Cho phép người dân đánh giá công khai hoặc ẩn danh chất lượng dịch vụ hành chính, trực tiếp trên website hoặc thông qua phần mềm điện thoại được thiết kế riêng. Việc này sẽ tạo động lực cho nhân viên hành chính hoàn thành tốt công việc được giao, không có thái độ hách dịch với người dân.

11. ÁP DỤNG CƠ CHẾ THEO DÕI, ĐO LƯỜNG, ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC DỰA THEO MỤC TIÊU ĐỀ RA

Đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được trong công việc của công chức nhà nước, và đánh giá dựa vào phản hồi, góp ý của cấp trên, đồng nghiệp, người dân. Điều này là tiền đề cho các quyết định khen thưởng/thăng tiến, tăng tính minh bạch trong việc đánh giá chất lượng công việc cá nhân, tạo động lực phấn đấu cho công chức.

12. CÁC QUYẾT ĐỊNH HÀNH CHÍNH QUAN TRỌNG CẦN ĐƯỢC CÔNG KHAI LẤY Ý KIẾN, GÓP Ý CỦA CƯ DÂN ĐỊA PHƯƠNG

Việc này sẽ giúp hoàn thiện các khung cơ chế cho các quyết định hành chính quan trọng, đồng thời hợp lòng dân. Tất nhiên không phải lúc nào ý kiến của tập thể cũng hợp lý, nhưng ít nhất nhận được góp ý thực tế của người dân sẽ tránh dẫn đến các quyết định cảm tính, không thấu tình đạt lý, không khả thi, không thực tế, v.v…

13. TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH ĐẦU THẦU SỬ DỤNG CÁC NHÀ CUNG CẤP SẢN PHẨM & DỊCH VỤ CHO CƠ QUAN HÀNH CHÍNH

Nhằm tránh xảy ra thất thoát, lãng phí, tham nhũng, cần đặt ra quy tắc đấu thầu dịch vụ – sản phẩm trước các quyết định đặt mua, sử dụng. Cần ít nhất 3 nhà cung cấp công khai đăng ký đấu thầu, và thông qua ít nhất 2 lớp thẩm định để đảm bảo tính chính xác, minh bạch, công tâm.